コールセンターの代行について詳しく紹介!

導入しようと考えている企業も多いコールセンターですが、思っているよりコストも時間もかかってしまうものです。そんなときは低コストでプロオペレーターの導入ができるコールセンター代行会社がおすすめです

コールセンターに伴うコストや労力とは

コールセンター

問い合わせ窓口、アンケート、世論調査、営業……さまざまな場面で必要になるのがコールセンターという存在です。企業にとっては是非導入したいものとなっており、普段は必要ない場合でもこの業務をする場合は不可欠になる、ということもあります。かといってそれらを普段違う業務をしている人に振ってしまうと満足いく結果も得られない上に、他の業務が滞ることも、あらゆるコストがかかってしまい大変です。コールセンターを導入するにあたりいかかるコストは3つとなっており、イニシャルコスト、ランニングコスト、ライセンス料です。

イニシャルコストは初期運営費、部屋を借りたりそこに導入する機器にかkるコストだったり、労働環境を作るコストが必須となります。そして次にランニングコスト、これは維持費用で電子機器を多く取り入れている昨今の企業ではデータ保護やセキュリティなど、新しい機器を導入すればそこに割り当てるものも何かしらある状態です。そして次にライセンス料、これは外部システム利用料でこれもやはりコストがかかる原因です。ここにプラスして人件費なども考えていくと、重いコストがのしかかるのがわかります。またこれにプラスして、人材の育成のためのコストや、それでかかる時間など、導入する場合さまざまなことがかかって簡単には導入できない、というのがわかります。

継続して利用するコールセンターの場合ならまだしも、短期間だけ必要なコールセンターの設置の場合は尚のことそのためだけに重いコストをかけるというのは少々判断に悩むというものです。ですがそんなときにおすすめなのがコールセンター代行会社となっており、必要なときに必要なだけ、プロオペレーターを導入できるサービスとなっています。では代行会社とは一体どういうものなのか?これから導入を考えている人に役立つ情報をご紹介いたします。

コールセンター代行会社を利用することで得られるメリット

コールセンター

コールセンター代行会社を利用した場合、最も大きなメリットはコスト削減にあります。コールセンターを設置するにあたり必要なコストがほぼかからず、サービス利用料さえ支払えば万全の状態のコールセンターを設置することができるのです。そこにはイニシャルコストもランニングコストもライセンス料も別途支払う必要はなく、利用したプラン分だけの支払いだけでコールセンターの設置が可能です。またプランにもよって長期間の契約も可能ですし、本当に一時的な利用も可能となっています。

代行会社にもよるものの、見積もりは大体一週間くらいから可能で中には即時契約、利用が可能なところもあるのです。顧客満足度の上昇には迅速な対応も必要、それに応じるように早い設置が可能となっています。また、コールセンター代行会社ということで電話対応のプロであるプロオペレーターが在籍しています。接客、対応、判断……あらゆるスキルを持っており、それでしっかりお客様対応ができるプロオペレーターの方々が契約期間窓口業務をしてくれるのです。電話対応は基礎中の基礎に見えてそのための人材育成には正しい知識と時間と労力が必要です。

これを自社でまかなうというのは非常に難しいものですが、専門のサービスとして研修などを行っているコールセンター代行会社では安心して任せられるプロオペレーターが対応してくれるようになります。運用コスト、育成コスト、時間……あらゆるものはシビアに動いています。それをより効率的にまわすためにも必要なときに必要なだけ利用できるコールセンター代行会社の存在は非常にありがたいものだと感じられます。ネットを通じた時代だからこそコールセンターの需要は上がっているもの、通販の受付や問い合わせ窓口などの受信業務、アンケートや世論調査、アポイント取り付けなどの発信業務などさまざまなコールセンターの仕事を代行してくれますので、是非導入を考えていきたいところです。

気になる費用はどれくらい?

コールセンター

外部に委託するということになるので、その分の費用が必要になるのは当然のこと、ではそれはどれくらいかかるのか?とても気になるところです。コールセンターの業務内容にもより、専門知識を多く必要とする代行業務ほどその分コストがかさんでいきます。教育費やマニュアル作成費など、その業務に必要な知識をいれる必要があるのでその分費用としてかかり、内容次第では50万円以上にもなります。一方で電話取り次ぎ業務程度ならば数万円程度という安い金額での利用が可能となっています。

契約の仕方によっても変わりますし、金額はその代行会社の見積もりを見て確認する他ありませんが、内容によって、1日あたりのコール数の設定によってなどで値段は変動していく、というのを知っておくのがおすすめです。費用相場の幅は非常に広いので、代行会社選びが重要となります。うまくマッチする代行会社を得られることができたら低コスト、コア業務に集中などさまざまなメリットが発生するので前向きに検討していきたいところです。

代行会社選びのポイントとは?

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これからコールセンター代行会社を選ぶにあたり、ポイントをしっかりおさえておきたいところです。まずは対応している業務、さまざまな企業と契約しているコールセンター代行会社ですが、どのような企業と契約してきたかなどの実績を見ていくのがおすすめです。具体的な例を見ていき、それが自社が求めるものに近いかどうか把握するのとても大事、特に専門的な対応が求められる場合はそれに特化したスタッフがいるかどうかを把握することもできます。そして次に利用料金、基本的にこうした代行会社を利用するときの料金は初期費用と月額料金です。

内容を伝えてその金額を見積もりで出してもらいます。多くのサービスで現在月額固定制を導入していますが、中には従量課金制もあるのでそこを見落とさないようにしていきたいところです。コール件数や、コールセンターをおいておきたい時間帯、曜日などによっても料金は変わるので、その点も考慮して選んでいきたいところです。そして最後にセキュリティの面、コールセンター代行会社のデメリットとして最も挙げられるのがセキュリティの面です。

情報漏洩などのリスクには十分気を付けるべきとなっています。ではそこはどう判断をするのか?まずはプライバシーマークの有無、そしてどのようにセキュリティ対策をしているかなどを具体的に明記しているかどうかです。また社内での個人情報取り扱いマニュアルについても着目しておくとより安心となっています。セキュリティが甘ければその分社会的信用を失ってしまうリスクも高まりますので、シビアに考えていくのが大事でう。チェックポイントをしっかりおさえて条件を満たしているコールセンター代行会社が見つかればまずはお見積もりを、コールセンターにかかる筈だったコストや労力を大きく軽減し、プロオペレーターの導入によって顧客満足度の向上が期待できます。スピーディに高品質なコールセンターを導入するには代行会社がとてもおすすめです。